Электронный документооборот в компании: сколько стоит разработка

Электронный документооборот в компании представляет собой систему для согласования, утверждения и подписи документов в цифровом формате. Реализация электронного документооборота бывает двух типов:

• СЭД или система электронного документооборота — используется исключительно внутри отдельно взятой организации.
• ЭДО или электронный документооборот — используется для обмена документами с партнерами. Заверение происходит с помощью электронно-цифровой подписи.

С какими проблемами сталкиваются оптовые компании при разработке документооборота и его внедрении — читайте здесь. Мы же поговорим о доступных решениях.

Сколько стоит электронный документооборот

Разработка систем документооборота — решение для крупных предприятий, где документы, отправленные на согласование в другой отдел, «зависают» на неделю-другую. Собственная СЭД в таком случае имеет очевидные преимущества:

• Автоматизация процедуры согласования, с моментальным уведомлением уполномоченного менеджера о необходимости срочно заверить документ.
• Систематизация хранения и работы с бумагами.
• Безопасность и полный контроль доступа к документам.

Какие платформы лучше использовать для разработки систем документооборота, можно узнать в блоге команды AGORA: перейти к статье.

Однако кастомная СЭД — это комплексная разработка, которая стоит немалых денег. Компаниям, которые не нуждаются в СЭД для внутренней работы, но ищут доступное решение для быстрого согласования документов с партнерами, подойдет что-то более бюджетное — например, электронный документооборот от ЭДО-провайдеров.

На рынке используются десятки готовых ЭДО, как бюджетные так и дорогие. Но с ними связаны другие проблемы:

• Несовместимость различных систем ЭДО и необходимость подстраиваться в выборе конкретного решения под ключевых партнеров, что может стать предлогом для отказа от сотрудничества.
• Необходимость обучать персонал работе с новой программой, что потребует времени и поначалу будет причиной ошибок.
• Недоступность распространенной практики закрывать документы задним числом.
• Обязательность бумажных копий с печатями и подписями для отстаивания интересов компании в судебном порядке.

Альтернативой реализации электронного документооборота в виде автономного решения может стать подключение специального модуля b2b-платформы. Такой модуль решит главную проблему ЭДО — синхронизирует данные различных решений от сторонних провайдеров. Это полностью избавит вас от необходимости жертвовать сотрудничеством с партнерами, использующими несовместимые ЭДО, и поможет наладить процесс обмена документами без разработки дополнительных решений.